De organisatie ontwikkelt

• Het management heeft onder leiding van de gemeentesecretaris gezamenlijk gewerkt aan een startdocument “Organisatieplan gemeente Beverwijk 2018 en verder”. Het doel van dit startdocument was om een nieuwe impuls te geven aan het verder ontwikkelen van de organisatie. Het hierbij gekozen motto was: Versterken wat goed is, ontwikkelen wat beter kan. Met alle teams is door de gemeentesecretaris een gesprek gevoerd met als doel informeren, toelichten en informatie bij de medewerkers op te halen, dat gebruikt kan worden om verder richting te geven aan de organisatie.
  Daarnaast heeft het college – in opdracht van de raad middels het coalitieakkoord – aan een organisatieadviesbureau de opdracht verstrekt om de organisatie door te lichten. Het doel van het onderzoek was om inzicht te krijgen in de mate waarin de organisatie toekomstbestendig en efficiënt is en te bepalen welke ontwikkeling nodig is om te komen tot de gewenste organisatie. De benadering was vooral vanuit het perspectief van inwoners en ondernemers, waarbij een grotere klanttevredenheid, vroegtijdige betrokkenheid bij bestuurlijke besluitvorming en betere communicatie speerpunten waren. Ook een cultuuronderzoek maakte deel uit van het onderzoek. De resultaten zijn in november 2018 gepresenteerd en de conclusie van het bureau is, dat zij de organisatie toekomstbestendig en redelijk efficiënt achten met een aantal kanttekeningen. Het college heeft het rapport vastgesteld en zij hebben het voornemen uitgesproken om de aanbevelingen via een plan van aanpak verder vorm en inhoud te geven. Als een van de eerste acties is besloten de werving voor een gemeentesecretaris op te starten. De gemeentesecretaris zal – na zijn aantreden – belast worden met de uitvoering van de aanbevelingen van de organisatiedoorlichting.
• Om bij te dragen aan een wendbare en flexibele organisatie is het functiehuis gemoderniseerd. De functies van alle medewerkers zijn hierbij opnieuw beschreven.
• Er zijn een aantal HR-processen gedigitaliseerd wat bijdraagt aan de efficiency van de interne dienstverlening.
• Integriteit en morele oordeelsvorming zijn belangrijke speerpunten en hebben blijvende aandacht binnen de organisatie.

Communicatie

• Gemeente Beverwijk zet doorlopend in op het communicatiever maken van de organisatie en het beleid. Hiervoor worden regelmatig door interne procesbegeleiders sessies begeleid aan de hand van de methodiek Factor C. Dit wordt gedaan om communicatie in het hart van het beleid te krijgen. Ook heeft het college de Masterclass ‘Realiseren van de bestuurlijk agenda’ gevolgd. Ook hierin staat het belang van communicatie centraal. Verder is in individuele sessies gewerkt aan de profilering van de bestuurders en de voor hun belangrijke thema’s.
• Sinds 2017 maken we een Tamtam. Hiermee verstrekken we de organisatie en het bestuur twee keer per week een omgevingsanalyse. In de Tamtam staat hoe de kernboodschappen van college en gemeente Beverwijk landen. Geeft zicht op beelden, meningen, influencers en reikwijdte van opkomende issues en geeft feitelijk weer waarover wordt gesproken in media en stad. In 2018 is de Tamtam verder ontwikkeld en verbeterd.

• De uitrol van het trainingsprogramma waarbij de nadruk ligt op het communiceren op het juiste taalniveau is verplaatst naar 2019. Reden hiervoor is dat er in 2018 is gestart met een intensief traject om te komen tot een organisatiebrede communicatievisie. De beschikbare formatie laat niet toe beide trajecten naast elkaar te laten lopen. Bovendien is het volgordelijk meer logisch om dit traject vanuit een communicatievisie op te zetten.

• Er is een start gemaakt met een traject om te komen tot een organisatiebrede communicatievisie. Belangrijkste aanjager van dit proces is de buitenwereld. In een interactief traject met interne en externe betrokkenheid wordt een visie gemaakt waar uitgangspunten en concrete acties zijn opgenomen. De visie wordt in het tweede kwartaal van 2019 opgeleverd.